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事務負担を削減するネットショップ運営

ネットショップを運営する中で発生する事務作業には、大きく以下のようなものがあります。

1. 商品管理
2. サイト管理
3. サポート業務
4. 売上管理
各業務の詳細については以下のリンクで説明しています。

1.商品管理の手間を削減する方法

在庫管理や仕入管理は、ネットショップ運営で特に重要な業務です。扱う商品種類・点数が多いネットショップでは、在庫管理の手間が大きな負担になります。

複数モールへ出店する場合の在庫連動管理

幅広いお客様をつかむため、自社サイトによる独立型のネットショップ、楽天市場やYahooショッピングへの出店を同時に行う「複数店舗運営」が増えています。この場合、1店舗で商品が売れたら、ほかの店舗の在庫数も減らす連動管理が必要になります。

複数店舗の運営向けに、在庫管理や顧客管理を一元統合できるサービスを紹介します。

仕入れシステムや店頭在庫との在庫連動管理

仕入れの受発注システムとオンラインショップの在庫管理を連動することで、管理工数を減らせます。また、オンライン販売と同時に店頭販売もしている場合は、店頭在庫との一元管理化で管理工数を減らせます。

オンラインショップの管理システムを、ネットショップ外の既存システムと連動するには、独自のカスタマイズ開発が必要です。ベースとなるネットショップのシステムには、高機能なカスタマイズに対応できるECパッケージを使うケースが多く、通常は、開発会社に導入・カスタマイズ依頼します。

2.サイト管理の手間を削減する方法

季節ごとに大量に新規商品を入荷したり、アパレルなど商品の入れ替えが頻繁なネットショップの場合、サイトの更新作業が業務の中で大きな割合を占めます。

更新作業ばかりに追われては、システムメンテナンスやアクセスログ解析によるサイト改善など、他の重要な業務がおろそかになりがちです。

商品情報の追加はCSVによる一括登録で、作業量を軽減できます。しかし、商品画像の撮影・制作は完全に自動化できない、どうしても人の手が必要な部分です。

商品撮影代行サービスで負担を軽減

商品画像の撮影~商品登録をまるごと代行するサービスがあります。

「スタッフの増員ができないが、現状では業務負担が大きい」、「イベント・キャンペーン開催時のみ人手が必要」といった場合に利用すると効果的です。

商品撮影代行サービスには、月契約や、スポット的な人員の派遣などさまざまなサービス形態があります。

3.サポート業務を削減する方法

順調に売上が伸びると、比例して問い合わせ件数も増加します。

メールの問い合わせは休日・深夜にも届きます。

「サポート要員が足りない」「開業したばかりでサポート部門の手が薄い」といったケースもあります。

サポート代行サービスで負担を軽減

サポート代行サービスは、電話やメールの問い合わせに対して、あらかじめ定められたフローで一次対応をするサービスです。

サポート代行サービスの利用で、問い合わせ対応の負担を軽減できます。

4.売上管理の手間を削減する方法

入金確認や、売上計上などの事務はミスが許されません。

決済方法を増やしても経理処理の肥大で、対応に大きな遅延があれば、お客様に迷惑をかけてしまいます。

ネットショップの規模が大きくなれば、手作業の決済処理を自動化する必要がでてきます。
売上処理に関する手間を減らす方法は大きく3つあります。

入金金額・送金者名のチェックが不要な決済を導入する

通常の銀行振込では、振込内容と受注情報を、1件1件手動で照合する(消込)必要があります。コンビニ決済や、ATM決済(ペイジー)では、「お支払い番号」に取引IDと金額情報が含まれているため、入金の名義違いや金額間違いが発生せず大幅に手間を減らせます。さらに、自動で支払い状況を取得して取引状況を更新するシステムを利用すれば、消込の作業が不要になります。

また、銀行ネット決済も、予め購入金額が振込画面に入力される仕組みのため、照合作業の手間が少ない決済方法です。

一括処理で効率をあげる

クレジットカード決済では、1件1件の注文の内容を確認し取引を確定する「売上」処理が必要です。売上処理が1件ずつしかできない場合と、一覧画面から選択し数件~数十件をまとめて処理できる場合では、事務の手間に大きな差が生じます。

一括処理により作業工数が減り、ミスも削減できます。

このように売上管理の手間を削減するには、高機能な管理ツールを持つ決済代行サービスの導入が効果的です。