振込代行サービスとは？メリット・デメリットや選定ポイントを解説！

振込代行サービスとは、その名の通り取引先への振込を代行するサービスのことです。振込代行サービスを活用することで、振込業務を効率化することができます。

特に取引先が多い場合、1社ごとに振込を行うのは大変ですし、ミスも増えてしまいます。振込代行サービスを活用する場合は、サービス会社が用意した専用口座に入金すれば、後はサービス会社が個々の取引先の口座に代わりに振り込んでくれます。

昨今は新型コロナウイルスの影響もあり、個人に対して仕事を外注する中小企業や個人事業主も増えました。多くの個人に仕事を割り振れば、それだけ振込業務が大変になります。そのため、振込代行サービスの利用が注目されているのです。

また、外注費を支払うだけでなく、面接を受けた求職者に交通費を渡す、中古品を買い取った際の買取金を支払う、塾やセミナーの会費の返金を行う、といった場合にも活用できます。

振込代行サービスの仕組み

振込代行サービスの仕組みはいたってシンプルです。振込代行サービスを使う場合のやり取りの流れは次のとおりです。

1.事業者が、振込代行サービス会社に支払い指示を出す
2.事業者が、振込代行サービス会社に入金を行う
3.振込代行サービス会社が、各取引先に振込を行う

まず事業者は、振込データをシステム上から入力する必要があります。振込先の口座やそれぞれの振込額などのデータをまとめてアップロードします。

振込データが承認されたら、指定口座に一括で入金します。その後は振込代行サービスが、各取引先に振込を行ってくれます。

振込代行サービスを使うメリットは次の3つです。

• 振込の手間を省ける
• 経理ミスを減らせる
• 振込手数料を減らせる
   

このようなメリットを享受したい方には特に利用をおすすめします。1つ1つのメリットについて詳しく解説していきます。

振込の手間を省ける

振込代行サービスを使う直接的なメリットは、振込の手間を省けることです。特に取引先の数が多い場合、振込代行サービスを使った方が遥かに業務が効率化されます。

振込を行う度に銀行の窓口に向かったり、ネットバンキングのサイトから処理を行ったりしなければいけません。また、取引先が増えれば振込情報を管理するために、独自のExcelファイルを作らなければいけないこともあるでしょう。

振込代行サービスを使えば、サービス運営会社1社とのみ手続きを行えば良くなります。入金処理も1回だけ行えば良いため、手間を大幅に減らすことが可能です。

振込の手間を減らせれば、その分担当者を他の業務に回すことができます。また、入金処理はミスが許されない作業であるため、担当者の心理的負担も減らすことが可能です。

経理ミスを減らせる

振込代行サービスを使うことは、経理のミスを減らすことにも繋がります。銀行によって振込手数料は異なるため、1社ずつ振込を行う場合、手数料を毎回確認しないといけません。

振込額や振込先を間違えると、取引先に返金してもらわないといけなくなります。取引先のお手を煩わせてしまうことになり、信用も下がってしまう可能性があります。

銀行代行サービスを使う場合、手数料が均一になるため、作業が煩雑にならなくなります。また、運営会社から提供されるシステムの仕様に沿って入金処理を行う分、ヒューマンエラーを減らすことが可能です。

振込手数料を減らせる

振込代行サービスを使った場合、振込手数料を減らせる可能性もあります。銀行の振込手数料は同一店あてに振り込む場合なら、そこまで手数料はかかりません。しかし、他行あてに振り込む場合は手数料が高額になってしまうことも多いです。

一度しか振込を行わないなら手数料は微々たるものですが、何回も行うとなると手数料は大きな負担になってしまいます。

振込代行サービスを活用する場合、同一店あてであっても他行あてであっても手数料は変わりません。また、他行あてよりも手数料が安い場合もあります。そのため、他行あての振込が多いのであれば、振込代行サービスを使った方が負担を抑えられることがあるのです。

また、手間はかかってしまいますが、同一店あての振込は自社で直接行い、他行あては振込代行サービスを使うことでより手数料を減らすことができます。

振込代行サービスを使う際の注意点について解説します。注意点は次の2つです。

• サービスに慣れるまで時間がかかる
• 事前に資金を準備する必要がある
   

振込代行は基本的にはメリットが多いサービスですが、これら2つだけは事前に確認しておくことをおすすめします。1つ1つの注意点について詳しく解説していきます。

サービスに慣れるまで時間がかかる

振込代行サービスを導入する場合、担当者が新しいシステムに慣れるまで時間がかかる場合があります。最初のうちは以前よりも大変になることもあります。とはいえ、慣れてしまえば、以前よりも楽に振込業務を完了させることができます。

また、これに関しては振込代行サービスに限った話ではありません。新しいITシステムを導入した直後は、どうしても慣れない作業に戸惑ってしまうことはあります。担当者によっては、業務フローが変わることを嫌がる場合もあります。

担当者に対しては、「慣れてしまえば振込代行サービスを使う方が早い」ことをしっかり伝えることが大切です。

事前に資金を準備する必要がある

振込代行サービスを使う場合、事前に資金を準備する必要があります。振込日よりも前に、振込データの提出と振込代行サービス口座への入金を済ませないといけません。

サービスによって、いつまでにそれらを済ませないといけないかは異なります。前日までにデータの提出・口座への入金を完了させないといけない場合もあれば、当日の午前中までに完了させれば良い場合もあります。

データの提出・口座への入金が遅れてしまうと、取引先への振込が遅れてしまう場合もあるので、余裕を持って行動する必要があります。

ただ、サービスによっては事前の支払いが不要なものもあります。振込代行サービス会社が立替払いを行ってくれるので、後で支払えば良い場合があるのです。ペイジェントが提供するサービスも事前の支払いが不要ですので、後ほど詳しく解説します。

最近は多くの企業が振込代行サービスを始めており、どのサービスを選択するか迷っているという方も多いでしょう。そこで振込代行サービスを選択するポイントをまとめました。

ポイントは次の5つです。

• 運営企業の信頼性は高いか
• 手数料は安いか
• リアルタイムで振り込み可能か
• 利用方法はシンプルか
• 信託保全に対応しているか
   

1つ1つのポイントについて詳しく解説していきます。

運営企業の信頼性は高いか

まず確認したいのが、運営企業の信頼性の高さです。振込代行サービスを使う場合、立替払いに対応している場合は除き、運営企業に一旦お金を預けることになるわけですから、信頼できる会社を選ぶことは大切です。

しっかり希望日に振込を行ってくれるか、不明点があればしっかり回答してくれるか、見極める必要があります。運営企業の規模の大きさや上場の有無、実績の豊富さ、他社からの評価などを確認しておきましょう。

手数料は安いか

振込代行サービスによって手数料は異なります。手数料はホームページで確認する、あるいは運営企業に問い合わせて確認してみることをおすすめします。

手数料が安いサービスを活用した方が、当然コスト削減に繋がります。もちろんサービスの手厚さや企業としての信頼性の高さも重要ですので、バランスを考慮して選択しましょう。

リアルタイムで振り込み可能か

振込代行サービスの口座に入金したその日にうちに対応してもらえるか、も重要です。できるだけタイムラグが少ない振込代行サービスを選ぶことをおすすめします。

特に取引先に返金を行う場合は、できるだけ早めに返すことが重要です。

利用方法はシンプルか

振込代行サービスが提供するシステムの使いやすさも考慮することが大切です。使い方が分かりにくいシステムでは、担当者が慣れるのに時間がかかってしまいます。

また、サービスの利用形態は会社によって異なります。基本的には支払いデータを登録し、その後に指定口座に金額を入金する、というパターンが多いです。

ただ、中にはその都度入金処理を行わなくても良いサービスも存在します。そのようなサービスを使えば、振込の手間を更に省くことができます。

信託保全に対応しているか

振込代行サービスを選ぶ際は、信託保全に対応しているかを見ることも大切です。

振込代行会社が倒産した場合など、預けたお金が返ってこなくなってしまう可能性はゼロではありません。信託保全は、そのような場合に自分のお金を守れる仕組みです。振込代行会社が信託保全に対応しているなら、問題なく全額返ってきます。

ペイジェントは国内最大手SIerのNTTデータと国内最大級のクレジットカード加盟店数を誇る三菱UFJニコスの合弁会社であり、決済代行サービスを中心に提供しています。ペイジェントでは、支払い代行サービスの運営も行っています。

ペイジェントの支払い代行サービスは、立替払い（後払い）であることが特徴です。ペイジェントが取引先に振込を行った後に、事業者がペイジェントに支払いを行います。つまり、他のサービスとは異なり、このような順番になります。

1.事業者が、振込代行サービス会社に支払い指示を出す
2.振込代行サービス会社が、各取引先に振込を行う
3.事業者が、振込代行サービス会社に入金を行う

立替払いであるため、事前の資金負担が不要になります。会社のキャッシュフロー改善も見込めるでしょう。また、あらかじめ入金する必要がないので、業務効率化が実現します。

加えて、ペイジェントでは支払い先への振込をリアルタイムで行うことが可能です。返金対応がある場合も、いち早く取引先の元に届けることができ、顧客満足度向上に繋がります。

更に、振込時に口座確認を自動的に行っているのもメリットです。もし入力した口座情報に誤りがあっても、システムが誤りを見つけた場合、組み戻しを防ぐことができます。組み戻しを防ぐことはオペレーションコスト削減に繋がります。

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本記事では振込代行サービスについて解説しました。振込代行サービスのメリット・デメリットや選定ポイントなどがお分かりいただけたかと思います。

振込代行サービスを使ったことがない、という方もぜひ一度試してみてください。手数料が均一になるうえに、複数の口座に入金する手間がなくなるため、業務効率化が実現します。また、手順がシンプルになる分ヒューマンエラーも防ぐことが可能です。

ペイジェントの支払い代行サービスは、立替払いであるという特徴を持っています。事前の資金負担が不要になりますし、後払いなので安心してサービスを利用することが可能です。